Тайм-менеджмент. Як ефективно керувати своїм часом

Сучасний ритм життя навряд чи можна назвати спокійним. У нас майже завжди аврал на роботі, не вистачає часу на сім’ю і себе. Перебуваючи в стані постійного стресу, рано чи пізно ми опиняємося в ситуації, коли не розуміємо, за що хапатися в першу чергу.

Емоційне вигорання блокує нашу продуктивність, призводить до апатії і постійного відчуття втоми. У такому випадку на допомогу приходить тайм-менеджмент – мистецтво управління власним часом.

Грамотне планування допомагає визначити, що у вашому житті головне, а що другорядне. Якщо ви проводите аналіз власних цілей, то зможете навчитися правильно розставляти пріоритети і вже з пріоритетів скласти список конкретних завдань, а також програму досягнення поставлених цілей.

Щоб бути успішним і продуктивним, треба не тільки багато працювати, але і багато встигати. Пропонуємо визначити основні секрети тайм-менеджменту, з якими ви зможете підвищити свою продуктивність і радіти результатам.

Планування

Всі плани варто записувати. Дотримуйтесь думки, що якщо ваших цілей немає на папері, вони не існують взагалі. Перелік завдань – це ваш путівник у вирі всіх справ, які потрібно зробити. Заведіть собі звичку готувати завдання на наступний день з вечора. Не забувайте про пріоритетність. Таким чином ви завжди будете знати, з чого почати. Виконавши завдання зі списку, викреслюйте його. Так ви будете бачити список вже зробленого, це дасть вам відчуття задоволеності своєю роботою.

Визначайте головне

Основне правило тайм-менеджменту – завжди визначати головне завдання. Правильне розставлення пріоритетів допоможе ефективно керувати списком запланованих справ. Важливо розуміти, що виконання або невиконання справи має певні наслідки. І чим важливіша справа, тим серйозніші наслідки.

Для розстановки пріоритетів відмінно підходить метод «АБВГД», суть якого – присвоїти кожному завданню певний ступінь важливості. Так, якщо А – це найважливіше завдання, то Д – малоістотне завдання.

Головне правило полягає в тому, щоб не братися за наступну справу, поки не виконано попередню – якщо не виконано завдання А, не варто братися за Б. У свою чергу, якщо не виконано завдання Б, не переходьте до завдання В.

Щоб опрацювати кожне завдання максимально ефективно, плануйте від більшого до меншого, визначайте для кожного завдання дедлайни. Якщо завдання занадто складне, розділіть його на підзавдання.

Пам’ятайте про правило 10/90: 10% часу, який ви витрачаєте на планування, економить 90% часу на вирішення завдань.

Закон примусової ефективності

Цей закон говорить: на все часу не вистачає, але його завжди достатньо для найважливішого. Якщо ви хочете ефективно керувати своїм часом, будьте максимально зосереджені. Робіть все послідовно, в один і той же період часу. Ви повинні розуміти, що знижуєте свою продуктивність, якщо кидаєте розпочате на невизначений період, а потім повертаєтеся знову і знову. Саме тому так важлива самодисципліна: зберіться і зробіть в першу чергу те, що принесе вам найбільшу вигоду і результат.

Якщо вам складно дисциплінувати себе, розділіть свої справи на 4 групи (за принципом Ейзенхауера):

• Термінові та важливі
• Важливі, але не термінові
• Термінові, але не важливі
• Не термінові і не важливі

Навчіться говорити «ні»

Це дуже важлива складова організації вашого часу. Якщо вам делегують завдання, які не входять до числа ваших пріоритетів, ввічливо відмовте. Поясніть, що ви відкидаєте не саму людину, а завдання.

Дотримуйтесь принципу рівноваги

Повторюйте собі фразу «Я можу тільки те, що можу». Це найпростіший і найефективніший спосіб уникнути паніки, якщо обсяг роботи постійно збільшується. Аналізуйте свої завдання і не забувайте складати список – тоді ви побачите, що у вас є час вирішувати всі життєво важливі питання.

Принцип рівноваги говорить про те, що ви повинні зберігати баланс між роботою і вашим дозвіллям. Працюючи на знос, ви не обдурите свій організм, рано чи пізно він змусить вас зупинитися і відновити сили. Як правило, це завжди відбувається не вчасно.

Варто пам’ятати, що для високої ефективності самого тайм-менеджменту замало. Слідкуйте за своїм здоров’ям, підтримуйте хорошу фізичну форму. Робіть ваше життя насиченим, знаходьте час для сім’ї та відпочинку.

Наостанок пропонуємо вам невелику вправу.

Вправа «Час приємного відпочинку»

Раз на день виділяйте 5 хвилин, які ви можете присвятити тільки собі. Нікуди не поспішайте, намагайтеся не думати про справи, насолоджуйтеся життям тут і зараз. Фокусуйтеся на диханні, відчуйте, як кисень заходить в легені, а відпрацьоване повітря залишає організм. Подивіться на небо, відчуйте простір над головою. Відчуйте радість від того, що можете спостерігати за життям.

Потім наберіть у груди побільше повітря і дуже повільно видихніть. На видиху подумайте, яка справа для вас зараз найважливіша, і не поспішаючи приступайте до її виконання.

Не забувайте, що наше життя – це не тільки орієнтація на досягнення цілей, але й насолода від процесу. Дозвольте собі це.